هنر مدیریت زمان: 8 روش اثبات شده برای بهره وری بیشتر - مجله سفر به کانادا

1. تکنیک قورباغه را بخور (Eat That قورباغه)

این تکنیک که به وسیله برایان تریسی (Brian Tracy) معرفی شده است، به این ایده اشاره دارد که باید بزرگ ترین و مهم ترین وظیفه روز را در ابتدای روز انجام دهیم. این روش به معنای انجام مهم ترین وظیفه یا چالش برانگیزترین کار روز در اولین فرصت است. با انجام این کار، نه تنها از تعلل جلوگیری می کنیم، بلکه تون مثبت و پرباری برای باقی روز تنظیم می گردد.

برای مثال، تصور کنید شما یک پروژه پیچیده و مهم دارید که باید گزارش آن را تا انتها هفته ارائه دهید. با استفاده از تکنیک قورباغه را بخور، شما باید اولین کاری که در روز انجام می دهید، کار بر روی این پروژه باشد. با انجام این کار، نه تنها استرس کمتری خواهید داشت، بلکه بقیه روز را با احساس موفقیت و بهره وری بیشتر سپری خواهید کرد.

2. تکنیک پومودورو (Pomodoro)

این روش که به وسیله فرانچسکو سیریلو (Francesco Cirillo) معرفی شده است، شامل تقسیم کار به بازه های زمانی 25 دقیقه ای است که با استراحت های کوتاه از هم جدا می شوند. این روش به تمرکز و بهره وری یاری می نماید و از خستگی و کاهش کیفیت کار جلوگیری می نماید.

برای مثال، شما می توانید 25 دقیقه بر روی یک وظیفه مشخص کار کنید و سپس 5 دقیقه استراحت کنید. بعد از چهار بازه 25 دقیقه ای، می توانید یک استراحت طولانی تر 15-30 دقیقه ای داشته باشید. این روش به شما یاری می نماید تا با تمرکز بیشتری کار کنید و از پراکندگی ذهنی جلوگیری کنید.

3. مسدود کردن زمان (Time Blocking)

در کتاب عادت های اتمی (Atomic Habits) به وسیله جیمز کلیر (James Clear)، مسدود کردن زمان به عنوان روشی برای برنامه ریزی بلوک های زمانی مشخص برای وظایف یا فعالیت های مختلف در طول روز تأکید شده است. این تکنیک به کاهش مزاحمت ها و اطمینان از داشتن زمان اختصاصی برای وظایف مهم یاری می نماید.

برای مثال، می توانید بلوک های زمانی برای کار، مطالعه و ورزش مشخص کنید. به این ترتیب، مثلاً هر روز از ساعت 9 تا 11 صبح را به کارهای مهم و پروژه های خود اختصاص دهید و از ساعت 2 تا 3 بعد از ظهر را برای مطالعه یا آموزش خود رزرو کنید. این کار به شما یاری می نماید تا به صورت منظم و با تمرکز بالا به فعالیت های خود بپردازید.

4. قانون دو دقیقه (2-Minute Rule)

این قانون که از کتاب عادت های اتمی آمده است، می گوید اگر وظیفه ای را می توان در دو دقیقه یا کمتر انجام داد، باید فوراً انجام گردد. این روش از انباشت وظایف کوچک و تبدیل شدن به کوهی از کارهای ناتمام جلوگیری می نماید.

برای مثال، اگر می توانید یک ایمیل سریع در کمتر از دو دقیقه ارسال کنید، بلافاصله این کار را انجام دهید. یا اگر می توانید میز کار خود را در دو دقیقه مرتب کنید، این کار را بلافاصله انجام دهید. این تکنیک به شما یاری می نماید تا از تجمع وظایف کوچک جلوگیری کنید و بهره وری خود را افزایش دهید.

5. ماتریس آیزنهاور (Eisenhower Matrix)

این ماتریس که به وسیله استفان کاوی (Stephen Covey) در کتاب هفت عادت مردمان موثر معرفی شده است، وظایف را بر اساس اهمیت و فوریت در چهار ربع دسته بندی می نماید: مهم و فوری، مهم ولی غیر فوری، فوری ولی غیر مهم و نه مهم و نه فوری. این تکنیک به اولویت بندی وظایف یاری می نماید.

برای مثال، ابتدا وظایف مهم و فوری را انجام دهید و وظایف غیر مهم و غیر فوری را حذف کنید. وظایف مهم و غیر فوری را برنامه ریزی کنید و وظایف فوری ولی غیر مهم را به دیگران واگذار کنید. با استفاده از این ماتریس، می توانید وظایف خود را به صورت موثرتری مدیریت کنید و از اتلاف وقت جلوگیری کنید.

6. دسته بندی وظایف (Batching)

دسته بندی شامل گروه بندی وظایف مشابه و انجام متوالی آن هاست. این تکنیک که در کتاب های مختلف بهره وری از جمله قدرت اکنون (The Power of Now) به وسیله اکهارت توله (Eckhart Tolle) ذکر شده است، تغییر زمینه و افزایش بهره وری را کاهش می دهد.

برای مثال، می توانید همه تماس های تلفنی خود را در یک بازه زمانی خاص انجام دهید. یا می توانید تمامی ایمیل های خود را در یک زمان مشخص آنالیز و پاسخ دهید. این کار به شما یاری می نماید تا زمان خود را به صورت بهینه تری مدیریت کنید و از پراکندگی و اتلاف وقت جلوگیری کنید.

7. قدرت اکنون (The Power of Now)

اگرچه قدرت اکنون بیشتر بر آگاهی و حضور در لحظه تمرکز دارد، اصول آن را می توان برای مدیریت زمان با تأکید بر اهمیت تمرکز بر لحظه حال و اجتناب از نگرانی غیرضروری درباره گذشته یا آینده به کار برد. این رویکرد می تواند به تمرکز بهتر و بهره وری بالاتر منجر گردد.

برای مثال، هنگام انجام وظایف، فقط بر وظیفه جاری تمرکز کنید و افکار پراکنده را کنار بگذارید. اگر در حال نوشتن یک گزارش هستید، تمام تمرکز خود را بر روی نوشتن بگذارید و از فکر کردن به کارهای دیگر اجتناب کنید. این تکنیک به شما یاری می نماید تا با تمرکز بیشتری کار کنید و بهره وری خود را افزایش دهید.

8. ممیزی زمان (Time Audit)

این تکنیک شامل پیگیری دوره ای نحوه صرف زمان است تا ناکارآمدی ها و منطقه ها نیازمند بهبود را شناسایی کنیم. با تحلیل اینکه زمانتان کجا می رود، می توانید تنظیماتی در برنامه خود انجام دهید و وظایف را مؤثرتر اولویت بندی کنید.

برای مثال، با نگه داشتن یک دفترچه زمان، می توانید آنالیز کنید که روزانه چقدر زمان را به فعالیت های غیرمفید اختصاص می دهید و آن ها را کاهش دهید. یا می توانید از نرم افزارهای مدیریت زمان بهره ببرید تا ببینید کجا وقت بیشتری صرف می گردد و چگونه می توانید آن را بهینه کنید. این کار به شما یاری می نماید تا زمان خود را به صورت مؤثرتری مدیریت کنید و بهره وری خود را افزایش دهید.

مدیریت زمان یک مهارت حیاتی است که با استفاده از روش های مختلف می توان آن را بهبود بخشید. با اجرای تکنیک های مذکور، می توانید بهره وری خود را افزایش داده و به اهداف خود نزدیک تر شوید. هر کدام از این روش ها به نوعی به شما یاری می نمایند تا زمان خود را بهتر مدیریت کنید و از لحظات خود بیشترین بهره را ببرید.

با ترکیب و استفاده از این روش ها، می توانید برنامه روزانه خود را بهبود بخشیده و به سمت موفقیت های بزرگ تر حرکت کنید. مدیریت زمان نه تنها به بهبود کیفیت زندگی شخصی یاری می نماید، بلکه به موفقیت های حرفه ای نیز منجر می گردد.